Ter um controle de estoque eficiente é a melhor maneira de obter sucesso em seu e-commerce. Ele permite acompanhar o giro das mercadorias e entender quais são os produtos mais procurados pelos clientes e quais possuem menores demandas. Dessa forma, é possível controlar o estoque para evitar tanto o excesso quanto a escassez de produtos.
Ao entender a preferência do consumidor, a empresa de e-commerce pode criar estratégias para fidelizar seus clientes e aumentar as vendas também dos itens menos procurados.
Confira a seguir:
- O que é controle de estoque?
- Qual a importância de fazer o controle de estoque de seu negócio?
- Tipos de controle de estoque
- Opções de estoque para e-commerce
- Principais erros no controle de estoque
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é uma forma de gerenciamento que visa organizar o fluxo de entrada e saída de mercadorias de uma empresa. Seu principal objetivo é informar a quantidade disponível de cada item em estoque e o valor monetário de cada um.
Esse gerenciamento permite minimizar os custos com a estocagem de materiais, pois possibilita um controle de compras com mais eficiência. Uma gestão eficiente garante prever o giro de produtos e focar nas mercadorias com maior demanda visando maiores vendas.
Qual a importância de fazer o controle de estoque de seu negócio?
Um bom controle de estoque é uma das principais formas de alcançar o sucesso de seu negócio em vendas. É essencial estar atento ao giro de produtos em estoque e estudar o comportamento dos clientes, a fim de obter mais vendas e gerar fidelidade dos mesmos.
Assim, oferece maior economia financeira, maior produtividade e otimização de tempo, além de evitar a ruptura do estoque.
Economia financeira
A gestão de estoque impacta diretamente nas finanças de um negócio, visto que um controle adequado definirá uma maior ou menor nível de produtos estocados, seguindo sempre o padrão de giro de mercadorias que são comercializadas.
Dessa forma, a empresa pode definir se terá um maior ou menor nível de estoque e quais as variedades de mercadorias vendidas devem seguir o padrão de giro de estoque. Isso elimina gastos desnecessários e ajuda no planejamento financeiro da empresa.
Por exemplo: um negócio de prestação de serviços provavelmente terá um estoque reduzido, já que seu foco não é a venda de produtos. Já uma empresa de comércio, o controle estoque tem papel importante para diminuir os riscos de produtos perecíveis estragarem e causarem prejuízos.
Maior produtividade e otimização de tempo
Com um controle de estoque feito de forma eficiente, a empresa saberá com exatidão quais produtos estão estocados e quais estão em falta. Isso otimiza o tempo e traz maior produtividade à empresa, uma vez que não perderá vendas por não ter o produto disponível.
Dessa forma, o negócio ainda poderá fazer promoções para girar os produtos que estiverem parados no estoque, evitando assim perdas na geração de vendas. Além disso, o controle de estoque irá permitir prever as necessidades de compras futuras.
Com a otimização da gestão é possível produzir mais em menor tempo, pois quando a gestão do estoque é feita de forma adequada, a empresa tem mais produtividade e eficiência.
Evita ruptura de estoque
Essa gestão é importante para que não faltem produtos no estoque da empresa. Dessa maneira, a empresa evita problemas em que o vendedor realiza uma venda e não há a mercadoria em estoque para entregar ao cliente.
O controle do estoque é que irá indicar o desempenho dos setores de vendas e expedição. Dessa forma, a empresa poderá se programar para não faltar itens no seu estoque, mesmo naquelas épocas em que há um aumento pontual nas vendas.
Além disso, quem se beneficia também com uma boa gestão é o setor de compras que consegue identificar o momento certo de recompor determinados itens que estejam em falta, evitando assim problemas nas vendas.
Como fazer o controle de estoque?
Como vimos até o momento, o controle de estoque é essencial para que um e-commerce obtenha resultados em vendas e sucesso no negócio. Assim, é importante compreender todas as formas para gerenciar os produtos estocados em um comércio.
A seguir alguns procedimentos importantes para se implantar um efetivo controle de estoque em sua empresa. Vamos a eles!
Faça um inventário dos itens no seu estoque
A organização dos itens é a primeira parte a ser implementada numa gestão de estoque. Assim, o primeiro passo é criar um inventário. Esse procedimento necessita ser atualizado constantemente a fim de acompanhar a movimentação dos produtos estocados pela empresa.
Dessa forma, é necessário fazer uma lista de todas as mercadorias em estoque e a quantidade de cada uma. O fluxo de saída e entrada deve ser registrado com informações como data e quantidade dos itens movimentados.
Utilizando essa estratégia, a empresa consegue eliminar possíveis falhas durante a comercialização e entrega de produtos aos clientes.
Utilize softwares de automação
O uso de ferramentas tecnológicas para otimizar a gestão do estoque é imprescindível nos dias atuais. É possível encontrar inúmeros softwares de automação para otimizar e aumentar a eficiência no controle de mercadorias estocadas por uma empresa. Uma dica importante é substituir ferramentas tradicionais, como planilhas no Excel, por um sistema de automatização de dados.
Um software muito usado é o Square for Retail. Seus principais recursos incluem criação de sites, gestão de inventário, gerenciamento de pedidos, gerenciamento de checkout e pagamento, além de relatórios.
Outro software muito utilizado é o Odoo que faz o controle de estoques disponíveis e outros recursos, como os sistemas de gestão de armazéns e dos pontos de vendas e compras.
Por fim, o Zoho Inventory é um programa de controle de estoque baseado em nuvem que traz recursos de controle de inventário, gestão de armazéns, venda multicanal e gerenciamento de pedidos.
Registre as perdas e danos
As perdas e danos em estoque são mais comuns do que se imagina. A partir da avaliação do inventário, é possível registar esses movimentos. O registro das perdas é importante para evitar prejuízos na hora de atender um cliente e por acaso o produto estiver em falta.
Tendo todos os processos de controle de estoque devidamente implantados, o registro de perdas e danos deve ser feito a partir das informações desse gerenciamento.
Primeiramente deve ser analisado o estoque inicial, considerando-se o último inventário de produtos. A partir disso, devem ser analisadas as compras, as transferências de produtos entre lojas e as devoluções de clientes.
Fique atento aos custos de armazenagem
Os custos de armazenamento de produtos e mercadorias representam grande parte das despesas das empresas, como aluguel do armazém, mão de obra dos funcionários e equipamentos utilizados.
O custo de armazenagem é a soma de todas as despesas envolvidas no acondicionamento e na movimentação de mercadorias em um armazém. Ele faz parte do controle de estoque e deve ser acompanhado de perto para melhorar a eficiência da empresa. Por isso, é fundamental que esse cálculo faça parte da rotina de monitoramento da empresa.
O valor de uma mercadoria não se limita apenas ao custo do fabricante, mas também a todo o processo que o envolve antes que seja adquirido pelo cliente. Isso significa que a armazenagem tem influência no valor final do produto.
Mantenha um controle de vendas para não ficar sem mercadoria
Com o controle de vendas é possível entender as aquisições, o montante de mercadorias e a efetividade das vendas. Com ele a empresa pode registrar, administrar e gerenciar as vendas e saber o quanto e para quem está sendo vendido.
Essa análise permite ter acesso a informações sobre o fluxo de caixa, ranking dos produtos mais vendidos e perfil dos consumidores. Possibilita também que a empresa não fique sem mercadoria na hora da venda.
Para o andamento do negócio, é necessário primeiramente ser feito o registro das vendas por meio de softwares ou de planilhas simples. Após, um mapa de vendas deve ser criado para identificar o período da venda e o seu valor. Com tudo isso feito, um banco de dados deve ser criado para fazer o acompanhamento.
Faça promoção de produtos parados
Fazer promoção de produtos não é perder dinheiro ou vender barato, mas sim girar o estoque da empresa. Dessa forma, o comerciante consegue se livrar daquele estoque parado há tempos na empresa e garantir mais recursos e aumentar o capital de giro.
Dar mais destaque aos produtos sem giro no catálogo da empresa de e-commerce também pode chamar a atenção do cliente para a promoção que está sendo oferecida.
Para chamar a atenção do cliente, a empresa deve criar também promoções combinadas, associando as mercadorias paradas às que possuem ótimas saídas e ainda oferecendo preços promocionais que atraiam o público, mesmo que não tenham uma boa margem de lucro.
Realize a integração do estoque da loja física com a virtual
Com o aumento de compras feitas pela internet atualmente veio a necessidade de integração do estoque para oferecer uma melhor experiência de compra ao cliente.
Para isso, a empresa deve se preocupar em integrar o estoque de sua loja física com a virtual, otimizando processos e ganhando eficiência. Com isso, seu cliente será o maior beneficiado, pois ele terá atendimento com eficiência, independentemente de ter comprado na loja física ou na web.
A conexão entre uma loja e outra possibilita maior acompanhamento do desempenho de venda, do atendimento ao cliente e evita erros como ruptura de estoques. A integração pode ser entendida como a comunicação existente entre as lojas e a disponibilidade do estoque de produtos.
Tipos de controle de estoque
Existem no mercado muitos métodos para controle do estoque, que formam uma parte importante do controle dos itens para empresas de e-commerce. Por isso, nesse tópico serão abordados alguns métodos aplicados pelas empresas. Confira a seguir!
PEPS
O PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é o método que prioriza a ordem cronológica de entrada das mercadorias. Dessa forma, privilegia o uso do lote mais antigo de produtos até que sejam esgotados.
No método PEPS saem primeiro as mercadorias mais antigas, ficando no estoque apenas as mais recentes. Dessa maneira, é possível evitar que produtos próximos a data de vencimento se percam.
UEPS
Já o UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) ocorre praticamente o contrário do método anterior. Nele é usado o valor do último lote adquirido para fazer o cálculo de preço para o produto.
No UEPS, o custo dos produtos que foram comercializados espelha o gasto de itens comprados recentemente. O total mantido em estoque é calculado pelo último preço.
O que importa nesse método é o valor mais recente do produto, incluindo os gastos com armazenagem e reposição de mercadorias.
No entanto, essa metodologia não é permitida no Brasil, segundo as normas contábeis. Segundo algumas normas, ela é facilmente afetada pela inflação, que pode mascarar os dados da empresa.
Custo Médio
Também pode ser chamado de preço médio ou média ponderada móvel, isso significa que a cada nova compra feita uma nova média de custos é obtida. Nela, o preço final dos itens vendidos é definido após o cálculo dos valores das mercadorias adquiridas anteriormente somado às recentes.
Por meio dele, a cada entrada de bens para os estoques, é necessário apurar o valor unitário médio deste produto. E este valor médio é o que será utilizado como base para o cálculo de saídas de estoque. Nesta conta, quanto mais produtos forem comprados pela empresa, maior vai ser o valor dos produtos individualmente.
Just in Time
É um sistema de produção para administrar produções. Ele se baseia na ideia de que nenhum produto deve ser produzido, transportado ou até mesmo comprado antes do tempo certo. Em inglês esse termo significa, de maneira literal, a expressão “na hora certa”.
O sistema produtivo pode ser aplicado em qualquer empresa e ajuda a reduzir estoques e também custos com processos.
O Just in Time tem um grande impacto no controle de estoque, de forma a alocar apenas itens de determinado produto para serem vendidos em determinado tempo. Esse sistema se aplica em produção por demanda, para evitar desperdícios, estoques desnecessários e custos extras.
Curva ABC
Esse modelo tem como objetivo direcionar o seu planejamento e controle nos itens mais significativos, que classifica os itens em A, B e C, ou seja, no valor financeiro de cada mercadoria.
Dessa forma são escalonados:
- De Classe A: de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 65% num dado período;
- De Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 25% num dado período;
- De Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 10% num dado período.
- Portanto, a Curva ABC é uma forma de classificar as informações sobre os itens de uma loja ou comércio por sua importância em relação à demanda de cada um.
Preço Específico
Esse método atribui valor a cada unidade do estoque. Logo, ele é usado apenas quando é possível apurar o preço ou o custo de cada item. Depois disso é preciso somar tudo e assim, chega ao valor final do estoque.
No cálculo o preço específico do item orienta o processo de baixa dos produtos no estoque após a venda, considerando que o valor total estocado consiste na soma dos custos específicos dos produtos.
Porém, para o varejo não é um método indicado, visto que há uma grande movimentação de estoque de mercadorias.
Ciclo PDCA
Sua sigla em inglês (Plan, Do, Check and Act), é um método de gestão de qualidade que permite executar uma estratégia de melhoria contínua na empresa, facilitando assim a resolução de problemas. O ciclo é uma metodologia que visa aprimorar um procedimento, localizar a causa de um problema e corrigi-la.
Dessa forma, o ciclo PDCA deve seguir as seguintes etapas:
- Identificar o processo que causa problema e precisa ser otimizado;
- Mapear as causas do problema;
- Traçar planos de ação para solucionar as causas do problema;
- Colocar os planos de ação em prática;
- Verificar se houve a resolução se o problema.
Opções de estoque para e-commerce
A definição do tipo de estoque para um e-commerce pode ser um grande desafio para quem quer obter sucesso em vendas para seu negócio. O gerenciamento eficiente dos produtos de uma loja pode garantir a satisfação do cliente e a possibilidade de se programar novos pedidos com fornecedores.
Existem várias formas de estoque que são amplamente utilizadas por empresas que trabalham com vendas pela internet. Vamos a eles!
Estoque compartilhado
Esse tipo de estoque é muito utilizado por empresas que possuem lojas físicas e também online. Sua vantagem é que permite otimizar o controle de estoque, a logística e o envio das encomendas de um mesmo local, deixando todo o processo mais rápido. Também proporciona uma grande economia nos custos de armazenagem.
Porém, para sua implantação é necessário que tudo seja controlado e sincronizado para que não aconteça atraso nos pedidos. Dessa forma, os sistemas de gestão automatizados (ERPs) serão de grande importância para minimizar as chances de ter problemas com as entregas dos produtos.
Estoque descentralizado
Como o próprio nome já diz, esse tipo de estoque é caracterizado pela distribuição de mercadorias de uma empresa em vários locais de armazenamento. Distribuindo os itens em mais de uma região, possibilita que a entrega dos pedidos seja mais eficiente pois os estoques estarão mais próximos dos clientes.
As maiores vantagens são a diminuição dos custos e dos prazos de entrega, tornando a oferta de produtos mais atraente no mercado.
Para sua implementação, o e-commerce deve primeiramente fazer uma análise sobre quais regiões ou cidades as vendas do negócio estão em crescimento.
Estoque consignado
Nessa modalidade de estoque, o fornecedor oferece condições para que a loja virtual devolva os produtos que não tenham sido vendidos. Dessa forma, a loja paga ao fornecedor somente pelos itens vendidos.
Uma das principais vantagens desse modelo é que o e-commerce não precisará dedicar parte do investimento comprando mercadorias para montar um estoque próprio.
No entanto, esse tipo de oferta costuma refletir preços mais altos nos produtos, uma vez que o fornecedor precisa garantir rentabilidade com menor giro dos produtos.
Estoque terceirizado
Esse modelo de estoque pode ser vantajoso, pois é possível ofertar uma maior diversidade de itens, destinar menor valor de investimento para começar a empreender, reduzir custos operacionais e evitar mercadorias paradas no estoque.
O nome dado a esse tipo de negócio online é dropshipping. É um modelo de negócio no qual o e-commerce faz apenas a intermediação do pedido entre o fornecedor e o cliente, sem participar da entrega dos pedidos.
O estoque terceirizado funciona como um estoque sob demanda. Ou seja, a loja faz o pedido aos fornecedores somente quando uma venda é concluída.
Principais erros no controle de estoque
É comum empresas de e-commerce caírem na armadilha do estoque e acabarem com falta ou excesso de itens em seu estoque. Esse tipo de problema acarreta atrasos na entrega, compromete o capital de giro e o fluxo de caixa, trazendo inúmeros prejuízos para a empresa.
Então se quer saber mais sobre os principais erros no controle de estoque, continue a leitura!
Excesso de estoque
Comprar mais itens que o necessário é um dos erros mais frequentes em alguns negócios. Por exemplo, a empresa faz uma grande aquisição, consegue um desconto de atacado com o fornecedor, mas acaba no prejuízo porque seus estoques continuam cheios meses depois.
Comprar mercadorias em excesso pode causar perdas, abarrotar o estoque comprometendo mais espaço do que o necessário e ainda comprometer o capital disponível para outras aquisições que a empresa precisa.
Falta de inventários periódicos
Se preocupar com um inventário geral é essencial para colocar o estoque em dia e alinhar as informações com o controle. Ele deve ser feito periodicamente para identificar prováveis falhas na armazenagem e propor ações para diminuir os problemas relacionados com o controle de estoque.
A periodicidade (semanal, quinzenal ou mensal) deve ser definida de acordo com a necessidade do estoque. Alguns produtos geram impacto muito maior quando ficam acima ou abaixo do volume esperado, então, devem ser controlados com mais cuidado.
Falta de atenção à sazonalidade
Um bom controle de estoque também está ligado à sazonalidade de alguns produtos. Ou seja, aqueles itens que possuem épocas de baixa e alta nas vendas, como artigos natalinos, por exemplo.
Para elaborar um planejamento sazonal, é importante compreender a sazonalidade que envolve os produtos ofertados pela empresa.
Por exemplo, se o negócio tem no verão a época de maior demanda de produtos, é necessário saber exatamente quando começa e termina essa procura. A partir desses dados, é possível saber quais itens foram os responsáveis pelo maior fluxo das vendas.
Não utilizar um sistema de gerenciamento de estoque adequado
A não utilização de um sistema de gestão adequado no controle de estoque pode causar danos e informações equivocadas. Dessa forma, investir em softwares que minimizem erros, aumentam a previsibilidade e centralizem os dados é importante para um controle de estoque eficiente.
Fazendo uso desses softwares o negócio pode gerenciar suas mercadorias com maior clareza e ter um planejamento mais adequado, evitando erros no gerenciamento do estoque.
Como já foi abordado, existe uma série de erros no controle de estoque que podem ser cometidos e que podem ser evitados.
Por isso é tão importante que exista um planejamento eficaz do controle de estoque para o sucesso de um negócio. Pois os problemas gerados nesta etapa, afetam negativamente os resultados das vendas e a saúde financeira da empresa.
